Kim jest Administrator Danych Osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest FoxESS Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach (44-105) przy ul. Jerzego Kukuczki 16 (dalej FoxESS Polska lub Administrator).

FoxESS Polska, każdorazowo przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych, identyfikują cel, podstawę prawną do ich przetwarzania czy określa okres retencji danych. Zawsze dokłądamy wszelkich starań, by te oraz wszystkie inne wymagane artykułem 13 i 14 RODO informacje zostały Państwu przekazane przed pobraniem Państwa danych osobowych w ramach realizacji obowiązku informacyjnego.

Realizacja Państwa praw?

Mimo, że FoxESS Polska nie wyznaczyła Inspektor Ochrony Danych to odpowiedzialności za realizację wymagań Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych dalej jako Rozporządzenie lub RODO) zostały wyznaczone.

Punktem kontaktowym, na jaki mogą Państwo zgłaszać sytuacje związane z ewentualnymi nieprawidłowościami związanymi z przetwarzaniem Państwa danych osobowych lub adresować  żądania o realizację przysługujących Państwu praw jest adres: [email protected]

Prawa te w zakresie i z ograniczeniami wskazanymi w RODO dotyczą w szczególności:

1) prawa dostępu do danych osobowych,

2) prawa do ich sprostowania,

3) prawa do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”),

4) prawa do ograniczenia przetwarzania,

5) prawa do przenoszenia danych osobowych,

6) prawa do sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania,

7) prawa do sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania,

8) prawa do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeśli uznają Państwo, że doszło do naruszenia Państwa praw lub wolności..

Jaki jest tryb procedowania Państwa wniosku?

Wniosek może być złożony za pośrednictwem recepcji w naszej siedzibie lub bezpośrednio na wskazany powyżej adres e-mail. Jego rozpatrzeniem zajmiemy się niezwłocznie i odpowiedzi udzielimy nie później niż miesiąc po złożeniu wniosku. Jeżeli weryfikacja możliwości uczynienia zadość Państwa żądaniu będzie trwała dłużej niż miesiąc, o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem. Takie przedłużenie jest możliwe z uwagi na złożoność żądania lub liczbę złożonych wniosków. Jeżeli wniosek nie pozwala na Państwa jednoznaczną identyfikację lub jest niejasny, Inspektor Ochrony Danych skieruje do Państwa prośbę o jego uzupełnienie w terminie jednego miesiąca od wpływu wniosku. Jeżeli wniosek zostanie złożony w formie elektronicznej, dalsza korespondencja będzie prowadzona również w tej formie, jeżeli będzie to możliwe. W innych przypadkach o sposobie rozpoznania wniosku zostaną Państwo poinformowani w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Rozpatrzenie wniosku jest wolne od opłat. Jeżeli jednak żądanie jest oczywiście nieuzasadnione lub często powtarzane, FoxESS Polska może nałożyć uzasadnioną opłatę, uwzględniającą rozsądne koszty administracyjne związane z rozpoznaniem wniosku, komunikacją lub przeprowadzeniem wnioskowanych operacji lub odmówić rozpoznania wniosku.

Jak skontaktować się z nami w sprawie ochrony danych osobowych?

Elektronicznie na adres e-mail: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby tj: ul. Jerzego Kukuczki 16, Gliwice (44-105).

Jakie są zasady przetwarzania danych osobowych?

W trosce o bezpieczeństwo, poszanowanie i respektowanie Państwa praw w FoxESS Polska dane osobowe są:

1. przetwarzane zgodnie z prawem rzetelnie i w sposób przejrzysty dla podmiotów danych,

2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,

3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, czyli minimalizacja danych,

4. prawidłowe i w miarę potrzeb uaktualniane,

5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane,

6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych: ochrona przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkowa utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Odbiorcy danych?

W ramach realizowanych czynności przetwarzania państwa dane osobowe mogą zostać przekazane do naszych zaufanych partnerów. Odbiorcami państwa danych osobowych mogą być między innymi:

  • dostawcy systemów i usług IT, z którymi współpracuje Administrator,
  • Instalatorzy pracujący z FoxESS Polska
  • zewnętrzne kancelarie prawne,
  • kurierzy i firmy spedycyjne
  • firmy audytorskie i doradcze
  • banki i instytucje finansowe
  • upoważnione podmioty na udokumentowany wniosek, to jest dla przykładu: Sąd, Policja, ZUS.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz profilowanie

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz na ich podstawie nie dochodzi do profilowania.

Cele, podstawa prawna oraz okres przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane mogą być w następujących celach:

  • realizacji umowy zawartej pomiędzy Spółką, a odbiorcą usługi/produktu (RODO art. 6 ust. 1 lit. b) i będą przetwarzane do momentu ustania celu przetwarzania, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowe oraz niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
  • zapewnienia komunikacji zewnętrznej z osobami zainteresowanymi w związku z prawnie uzasadnionymi interesem Administratora jakim jest zapewnienie komunikacji z podmiotami zewnętrznymi (RODO art. 6 ust. 1 lit. f) i będą przetwarzane do momentu ustania celu przetwarzania.
  • realizacji szkoleń w związku z akceptacją regulaminu szkolenia (RODO art. 6 ust. 1 lit. c) i będą przetwarzane do momentu ustania celu przetwarzania, a następnie przechowywane przez 2 lata od zakończenia szkolenia,
  • realizacji procesu reklamacji i zapewnienia wysokiej jakości świadczonych usług na podstawie umowy zawartej pomiędzy Panią/Panem a Administratorem (RODO art. 6 ust. 1 lit. b) i będą przetwarzane przez okres trwania reklamacji (maksymalnie 10 lat).
  • dochodzenia i obrona przed roszczeniami, a przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa organizacji przed potencjalnymi roszczeniami i dane będą przetwarzane do momentu ustawowego ustania roszczeń;
  • windykacji wierzytelności, a przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest dochodzenie należności a przetwarzanie odbywać się będzie do momentu zakończenia windykacji a następnie przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
  • rozpatrzenia wniosku o realizację prawa podmiotu danych (RODO art. 6 ust. 1 lit. c) i będą przetwarzane przez okres niezbędny do rozpatrzenia wniosku oraz dalszy okres obrony przed przysługującymi Państwu roszczeniami lub dochodzenia roszczeń przysługujących Administratorowi Danych Osobowych.

Obowiązek podania danych osobowych

  • W przypadku zawierania umowy, składania reklamacji lub zapisywania się na szkolenie podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem realizacji danej czynności a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia umowy, wzięcia udziału w szkoleniu czy złożenia reklamacji.
  • W przypadku zapisywania się na newsletter bądź wykorzystywanie formularza kontaktowego, podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do nawiązania komunikacji, brak podani danych będzie skutkował brakiem możliwości przesłania do Pani/Pana informacji. /obrony Administratora przed roszczeniami dochodzonymi przez Panią/Pana.
  • obsługi złożonej przez Państwa reklamacji, a przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną (art. 6, ust. 1, lit. b RODO) i będą przetwarzane przez okres rozpatrywania reklamacji oraz przez okres niezbędny do ochrony roszczeń Administratora/obrony Administratora przed roszczeniami dochodzonymi przez Panią/Pana.